Legal Tech: Gamechanger für öffentliche Verwaltungen

In einer zunehmend digitalisierten Welt gewinnt der Einsatz von Technologien in allen Lebensbereichen immer mehr an Bedeutung. In der öffentlichen Verwaltung betrifft dies nicht nur den Zugang der Bürgerinnen und Bürger zu digitalen Diensten der Städte und Gemeinden, sondern zunehmend auch die Unterstützung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Verwaltung durch digitale Systeme.

Die Bearbeitung von Anträgen ist bis heute überwiegend papierbasiert und damit in der Regel sehr zeitaufwändig und mit einem hohen Personaleinsatz verbunden. Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung bietet dieser vermeintliche Nachteil ein bedeutendes Potenzial, die internen Arbeitsprozesse manuell und digital zu rationalisieren, um damit Zeit und Ressourcen einzusparen und gleichzeitig auch die Anfälligkeit für Fehler zu verringern. Gleichwohl unterliegen viele dieser Bereiche besonderen Anforderungen, welche die Implementierung digitaler Lösungen mitunter schwierig gestalten können.

Dabei sind die Einsatzmöglichkeiten von Legal Tech in der öffentlichen Verwaltung äußerst vielfältig. Von der Bearbeitung von Anträgen auf Sozialleistungen und Subventionen über die Automatisierung von Genehmigungsverfahren bis hin zur Verbesserung des Datenschutzes und der Datenverwaltung - die möglichen Anwendungsbereiche erweitern sich ständig.

Die Digitalisierung und Auslagerung von Verwaltungsprozessen 

Digitale Lösungen und Systeme sind nur so gut, wie die Menschen, die sie bedienen und nutzen. Deshalb ist es wichtig, bei der Einführung von Legal Tech behutsam vorzugehen und alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ins Boot zu holen. Eine von oben aufgezwungene „Digitale Keule“ wird dabei nicht helfen. Im Vorfeld der möglichen Einführung von Legal Tech stellt sich daher immer die Frage, ob eigene bestehende Softwarelösungen weiterentwickelt oder digitale Tools neu implementiert und mit entsprechendem Personal ausgestattet werden sollen. Ein Prozess, welcher nicht nur sehr kostenintensiv, sondern vor allem auch besonders langwierig sein kann. Angesichts des ohnehin hohen Leistungsdrucks und der dünnen Personaldecke ist dies für viele Behörden kaum zu leisten. Einen Königsweg gibt es an dieser Stelle nicht. Die individuell beste Lösung ist von den Umständen des Einzelfalls abhängig.

Eine echte Alternative ist die Beauftragung eines externen Dienstleisters, der nicht nur über die notwendigen - an die jeweiligen Bedürfnisse anpassbaren - Softwarelösungen verfügt, sondern auch einen Teil der notwendigen Personalarbeit übernimmt und mit juristischem Rat zur Seite steht.

Personalengpässe kurzfristig auffangen 

Dabei kann insbesondere die Auslagerung einzelner Prozesse verschiedene Vorteile und Verbesserungen mit sich bringen. Einige Aspekte, die für den Einsatz von (zunächst ausgelagerter) Legal Tech in der öffentlichen Verwaltung sprechen, sind die damit einhergehende Effizienzsteigerung, der Zugang zu Expertise und Ressourcen, mögliche Kosten- und Ressourceneinsparung sowie der Zugang zu spezialisierten Softwarelösungen. Dabei spielen insbesondere die Punkte Skalierbarkeit und Flexibilität eine entscheidende Rolle. Volatile regulatorische Anforderungen machen es oft nicht nur nötig, sich auf verändernde Rahmenbedingungen einzustellen, sondern können auch mit einer massiven Änderung des ursprünglich geplanten Arbeitsumfanges einhergehen.
 

Legal Tech als Gamechanger bei der Bearbeitung von Wohngeldanträgen

So beispielsweise geschehen bei der Einführung des Wohngeld-Plus-Gesetzes, in Zuge dessen sich der Kreis der berechtigten Wohngeldempfänger zu Beginn des Jahres 2023 von 600.000 auf rund zwei Millionen Haushalte mehr als verdreifacht hat. Eine enorme Herausforderung für Städte und Gemeinden, dieses Antragsvolumen zu bewältigen.

Wie viele weitere administrative Prozesse, besteht auch der Ablauf zur Beantragung von Wohngeld aus einer Reihe sich bedingender Prozessschritte, die vor der Genehmigung oder der Ablehnung des Wohngeldbezugs zu durchlaufen sind. Dies schließt neben der Prüfung der Vollständigkeit von eigereichten Unterlagen und der entsprechenden Kommunikation mit den Antragsstellern noch weitere Prozesse wie beispielsweise die Berechnung der Wohngeldhöhe oder auch die Erstellung von Bescheidvorlagen mit ein. Ein Prozess, der ohne digitale Unterstützung nicht nur sehr zeitaufwändig, sondern im gleichen Zuge auch extrem kostenintensiv ist. Sollten Sie auch von diesem Problem betroffen sein, melden Sie sich gerne bei uns.

Die BDO Legal Rechtsanwaltsgesellschaft mbH bietet in diesem Zusammenhang die folgenden Leistungen an:

• Online-Antragstellung: Über eine individuell konfigurierbare und nutzerfreundliche Online-Plattform können Antragsteller ihre Wohngeldanträge und die dazu gehörigen Anlagen digital einreichen. Innerhalb der Behörde werden die Anträge automatisch in das bereits vorhandene System zur Weiterbearbeitung eingestellt. Dies vereinfacht den Prozess sowohl für die Antragsteller als auch für die Wohngeldbehörde und reduziert zudem den Papieraufwand.

• Bürgertelefon: Über einen individuell konfigurierbaren Chatbot werden Anfragen von Bürgerinnen und Bürgern automatisiert beantwortet. Dies entlastet die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Verwaltung, so dass sich diese auf die Bearbeitung der Anträge konzentrieren können.
• Automatisierte Prüfung: Mit Hilfe unserer Software-Tools können Wohngeldanträge automatisch auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft werden. Die Software stellt sicher, dass alle erforderlichen Informationen vorhanden sind und die Anträge den geltenden Vorschriften entsprechen.
• Kommunikation und Bescheide: Unsere spezialisierten Volljuristen übernehmen die Kommunikation und die Ausarbeitung der Schriftsätze, um die Antragsteller über den Status ihres Antrags zu informieren.
   

Weitere Anwendungsgebiete für Legal Tech

Dabei beschränkt sich der Einsatz unserer Lösungen für den öffentlichen Sektor längst nicht nur auf die Unterstützung im Wohngeldverfahren. Es gibt eine Vielzahl weiterer Anwendungsgebiete, in denen wir von BDO Legal Sie gerne unterstützen. Im Bereich der Sozialleistungen etwa können wir Sie dabei unterstützen, Antragsprozesse zu beschleunigen und zu vereinfachen. Darüber hinaus können automatisierte Prüfungen durchgeführt werden, um die Erfüllung der Voraussetzungen zu überprüfen und eine Datenintegration ermöglicht eine effiziente Einkommensprüfung.

Weitere Anwendungsszenarien sind beispielsweise die Beantragung von Fördermitteln, Baugenehmigungen, Umweltverträglichkeitsprüfungen oder aber auch Lizenzen. Automatisierte Prüfungen und vordefinierte Checklisten können dabei helfen, die Einhaltung bei diesen gesetzlichen Vorschriften zu überprüfen und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

Insgesamt bieten wir vielfältige Möglichkeiten, Verwaltungsprozesse zu optimieren und bürokratische Abläufe effizienter zu gestalten. Durch den Einsatz von Online-Plattformen, automatisierten Prüfungen und digitaler Kommunikation unterstützen wir Sie gerne dabei, die Transparenz zu erhöhen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und so letzten Endes den Bürgerinnen und Bürgern einen besseren Service zu bieten.